L'Université Toulouse Capitole recrute un Adjoint au chef de service de la scolarité générale et coordinateur des inscriptions DES
du 6 décembre 2022 au 16 décembre 2022
Sous la responsabilité du Chef du service de Scolarité Générale au sein du Bureau des Inscriptions et de l’Organisation des Etudes composé de cinq agents, le gestionnaire a pour mission de :
En qualité d’adjoint au chef de service, assister le chef de service dans la coordination des activités transversales du service de la scolarité et dans le suivi des actes de gestion du service.
En qualité de coordonnateur des inscriptions administratives, piloter et mettre en œuvre les campagnes d’inscriptions administratives des étudiants en étroite collaboration avec le chef de service.
Une disponibilité importante est requise en périodes de candidatures, d'inscriptions et d'examens.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Adjoint au chef de service
Assister son chef de service dans l’organisation et la coordination du service et le remplacer en cas d’absence.
Apporter un appui aux agents du service et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative.
Organiser et animer les formations métiers (cadrage réglementaire + technicité des outils).
Représenter le chef de service dans les réunions internes et externes à UT Capitole en cas d’indisponibilité de ce dernier.
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du service.
Participer à la production d’indicateurs permettant d’assister sa hiérarchie.
Coordonnateur de la campagne d’inscriptions administratives des étudiants
Coordonner la mise en place des ressources logistiques, matérielles et humaines permettant de gérer les 16000 inscriptions annuelles. Participer à l’organisation des chaînes d’inscription et assurer leur bon déroulement. Faire appliquer la règlementation en matière d’inscription et mettre en œuvre, si besoin, des solutions alternatives en concordance avec les préconisations ou directives émises par le responsable du service. Assister les usagers dans leurs démarches.
Organiser les inscriptions tardives ou décalées des populations à inscrire en dehors des chaînes d’inscriptions (dérogations, réorientations, etc.).
Participer au recrutement, à la formation et encadrer une équipe de vacataires. Gérer le suivi des heures de vacations.
Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées aux demandes de césure.
Contribuer aux actions transversales du service
Participer à la production du bilan d’activité annuel du service de Scolarité Générale.
Rédiger des comptes rendus, des procédures sur les activités transversales de la DES.
Poste de catégorie B
Ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2023, renouvelable sous conditions.
Rémunération : 1 726.61 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Ingénieurs d'Etudes.) + régime indemnitaire pour les fonctionnaires.
Date de prise de fonctions : 13/01/2023
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 16/12/2022 à la Direction des Ressources Humaines, aux l’adresses : ut1recrute@ut-capitole.fr et jose.alos-melero@ut-capitole.fr en indiquant le DES ADJOINT AU CHEF DE SERVICE DE LA SCOLARITÉ GÉNÉRALE ET COORDINATEUR DES INSCRIPTIONS 2022-1069132.
Date prévue des entretiens 09/01/2023
Renseignements
ALOS José, Directeur des études et de la scolarité
Tel / Mail : 05 61 63 39 12 / jose.alos-melero@ut-capitole.fr
Consulter l'offre
En qualité d’adjoint au chef de service, assister le chef de service dans la coordination des activités transversales du service de la scolarité et dans le suivi des actes de gestion du service.
En qualité de coordonnateur des inscriptions administratives, piloter et mettre en œuvre les campagnes d’inscriptions administratives des étudiants en étroite collaboration avec le chef de service.
Une disponibilité importante est requise en périodes de candidatures, d'inscriptions et d'examens.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Adjoint au chef de service
Assister son chef de service dans l’organisation et la coordination du service et le remplacer en cas d’absence.
Apporter un appui aux agents du service et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative.
Organiser et animer les formations métiers (cadrage réglementaire + technicité des outils).
Représenter le chef de service dans les réunions internes et externes à UT Capitole en cas d’indisponibilité de ce dernier.
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du service.
Participer à la production d’indicateurs permettant d’assister sa hiérarchie.
Coordonnateur de la campagne d’inscriptions administratives des étudiants
Coordonner la mise en place des ressources logistiques, matérielles et humaines permettant de gérer les 16000 inscriptions annuelles. Participer à l’organisation des chaînes d’inscription et assurer leur bon déroulement. Faire appliquer la règlementation en matière d’inscription et mettre en œuvre, si besoin, des solutions alternatives en concordance avec les préconisations ou directives émises par le responsable du service. Assister les usagers dans leurs démarches.
Organiser les inscriptions tardives ou décalées des populations à inscrire en dehors des chaînes d’inscriptions (dérogations, réorientations, etc.).
Participer au recrutement, à la formation et encadrer une équipe de vacataires. Gérer le suivi des heures de vacations.
Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées aux demandes de césure.
Contribuer aux actions transversales du service
Participer à la production du bilan d’activité annuel du service de Scolarité Générale.
Rédiger des comptes rendus, des procédures sur les activités transversales de la DES.
Poste de catégorie B
Ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2023, renouvelable sous conditions.
Rémunération : 1 726.61 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Ingénieurs d'Etudes.) + régime indemnitaire pour les fonctionnaires.
Date de prise de fonctions : 13/01/2023
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 16/12/2022 à la Direction des Ressources Humaines, aux l’adresses : ut1recrute@ut-capitole.fr et jose.alos-melero@ut-capitole.fr en indiquant le DES ADJOINT AU CHEF DE SERVICE DE LA SCOLARITÉ GÉNÉRALE ET COORDINATEUR DES INSCRIPTIONS 2022-1069132.
Date prévue des entretiens 09/01/2023
Renseignements
ALOS José, Directeur des études et de la scolarité
Tel / Mail : 05 61 63 39 12 / jose.alos-melero@ut-capitole.fr
Consulter l'offre
Mis à jour le 16 décembre 2022