Missions principales du poste
Assurer l'assistance technique logistique et administrative du Président de l'université et de la direction générale des services.
Assurer l’organisation des instances (Conseil des membres, CA et CAC de l’établissement)
Définir et mettre en oeuvre des procédures de gestion facilitant le traitement de l'information interne et externe.

Activités détaillées
Sous la responsabilité du Président de l’UFTMiP et en lien fonctionnel étroit avec la Directrice Générale du Service, l’agent aura pour mission de :
Organiser l'activité professionnelle du président et de la direction générale des services
- gestion des agendas et prises de rendez-vous
- planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences et colloques)
- réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers)
- filtrage et gestion des appels téléphoniques à l'intention du président
- accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en les renseignant et en les orientant
- gestion du courrier entrant et sortant
- mise en forme de documents
- classement et archivage de dossiers
- suivi du circuit des parapheurs
- gestion et traitement de la messagerie
Gérer les instances
- convocations
- ordre du jour et dossiers
- gestion des procurations
Assurer des missions transverses
- participation à des projets transversaux portés par la Présidence et la direction générale des services.
- appui à l'organisation des réceptions et événements de la présidence
- mise à jour de fichiers de données