Le gestionnaire pédagogique et administratif du Département GEA exerce ses missions au sein des services administratifs de l’IUT sous l’autorité directe du responsable administratif et financier. Ce poste est placé sous l’autorité fonctionnelle du Chef du département GEA.
Le gestionnaire pédagogique et administratif du Département GEA a des liens fonctionnels avec les différents services de l’IUT (la logistique, la scolarité, la formation continue-alternance, la communication…), les personnels enseignants et administratifs.

MISSIONS
Sous la responsabilité du responsable administratif et financier, le gestionnaire pédagogique et administratif du Département GEA assure le secrétariat courant et réalise des tâches administratives et pédagogiques du BUT GEA.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
* Mission 1 : Spécifiques au département GEA
Secrétariat :
- accueil téléphonique et physique des étudiants, des personnels enseignants et des visiteurs ;
- gestion des mails, rédaction de courriers, élaboration et diffusion de tableaux statistiques ;
- participer aux conseils de départements et de perfectionnement, rédiger les comptes-rendus ;
- gérer la BDD des anciens étudiants et diffuser les offres d’emplois ;
Applications :
- Parcoursup (logiciel candidatures GEA1) ;
- Ecandidat (logiciel candidaturesGEA2) ;
- APOGEE (vérification dossier étudiant, saisie inscriptions pédagogiques, calculs…) ;
- Logiciel ADE (outil de suivi de l’emploi du temps) : en collaboration avec le responsable des emplois du temps, traiter les mails du compte dédié à l’emploi du temps, contrôler avant affichage, suivre et gérer les absences des étudiants, préparer les planning des contrôles ;
- Classroom : alimenter et suivre les informations pour les étudiants ;
Stages :
- suivre les recherches de stage ;
- préparer les soutenances, envoyer les fiches d’évaluation et attestations de stage ;
Ressources humaines du département :
- saisir et mettre à jour les données relatives aux enseignants vacataires ;
- extraire et transmettre l’emploi du temps prévisionnel d’un enseignant en arrêt de travail ;
Examens/contrôles :
- réserver, préparer les salles d’examens, les copies et feuilles d’émargement ;
- contrôler la saisie des notes, préparer les commissions, éditer les PV relevés de notes ;
Projets Tutorés :
- préparer, envoyer et suivre les fiches de projet et chartes, organiser la réunion de rentrée ;
- soutien aux étudiants et aux enseignants ;
Poursuite Etudes : transmettre les avis complétés aux étudiants ;
Evaluation des Enseignements : préparer et traiter les données ;
Calendrier : gérer le calendrier des tâches et réunions ;
Participer à l’organisation d’événements pour le département : simulation d’entretiens avec EGEE, stage dating, Afterwork, tables rondes, assurer le lien avec le service communication pour la promotion des évènements ;

* Mission 2 : Formation continue et alternance
Gestion administrative :
- diffuser des informations, collecter des documents auprès des différents publics (étudiants, enseignants, employeurs) ;
- accompagner le responsable pédagogique alternance dans le suivi des candidatures ;
- réaliser un suivi administratif des candidats à l'alternance et des employeurs démarchés ;
- saisir des informations sur le Livret Electronique de l'Apprenti (LEA) : dépôt du calendrier et de la fiche mission, vérification des coordonnées, saisie des justificatifs d'absence, dépôt des relevés de notes, vérification de la validation des fiches de visite ;
- suivre les dossiers étudiants sur Teams ;
- assiduité : renseigner les enquêtes FCA ; préparer, diffuser et contrôler la feuille d'émargement mensuelle, archiver tous les emplois du temps réalisés (indispensable en cas de contrôle) ;
- suivre les étudiants dans leur recherche en lien avec le responsable alternance, diffuser des offres aux étudiants ;
Accompagnement des publics : donner les premiers niveaux d'informations sur l'alternance auprès des différents publics (candidats, entreprises) ;
Communication :
- mettre à jour les données employeurs dans le CRM YellowBox et saisir les offres reçues au secrétariat ;
- participer aux actions de communication du département, au forum Eureka
- préparer la réunion de rentrée des apprentis : accueil des maîtres d'apprentissage et des étudiants avant la réunion avec le CFA.

* Mission 3 : Communes et mutuelles
Inscriptions Administratives : participer à l’inscription des nouveaux étudiants ;
Salons (Infosup et autres……) : participer aux différents salons et aux portes ouvertes ;
Diplômes : préparer et participer à la journée de remise des diplômes ;
Elections statutaires : participer à l’organisation des élections.

Poste de catégorie C
Ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
En cas de recrutement par la voie contractuelle, le contrat sera à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2025, renouvelable sous conditions.
Rémunération : Traitement indiciaire + régime indemnitaire pour les fonctionnaires titulaires.
Date de prise de fonctions : 02/09/2024

La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 18/08/2024 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr en indiquant la référence suivante en objet : IUT-GESTIONNAIRE PEDAGOGIQUE ET ADMINISTRATIF GEA-2024

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