Le poste est positionné au niveau de l’accueil étudiants du Pôle Formation – composé de 2 personnes. Il est
placé sous l’autorité du secrétaire générale du Pôle Formation. Plusieurs tâches ci-dessous se réalisent en binôme. Les
assistant(e)s de scolarité – chargé(e)s d’accueil assurent un appui aux services du Pôle Formation notamment en
charge de la scolarité, ils sont les interlocuteurs privilégiés des étudiants pour un premier niveau d’assistance et
d’accompagnement, mais également dans le recueil de leurs remarques à travers les réunions de délégués et conseils
pédagogiques.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

Mission 1 : Assurer une mission d’appui aux services de scolarité
▪ Délivrer les relevés de note, attestations de réussite aux étudiants (du L1 au M2), et autres certificats
▪ Participer à l’organisation logistique des examens (convocation des surveillants, appels...)
▪ Assurer un soutien aux services de scolarité en période de pics d’activité
▪ Gérer les transferts de dossiers des étudiants (transferts départ et transfert arrivée)
▪ Centraliser les annales d’examen (L1 à M2), et les communiquer aux services de bibliothèque pour publication
▪ Organiser la collecte et la mise en ligne des syllabi de cours

Mission 2 : Assurer l’accueil et la relation aux étudiants
▪ Recevoir les étudiants, les renseigner et les orienter vers le bon interlocuteur si besoin
▪ Suivre les demandes formulées par les étudiants (présentiel et distanciel) en fonction des procédures dédiées
▪ Organiser l’élection des délégués étudiants (mandat annuel),
▪ Planifier, participer et rédiger les comptes-rendus des réunions du Conseil Pédagogique et réunions délégués
étudiants

Mission 3 : Missions transversales au Pôle Formation
▪ Recevoir, renseigner et orienter les enseignants et visiteurs du Pôle Formation
▪ Traiter les courriels adressés au Pôle Formation et/ou les rediriger si besoin
▪ Réceptionner le courrier, le traiter et le distribuer, notamment en interne (parapheurs)
▪ Assurer un support logistique lors de l’organisation d’évènements en lien avec les étudiants
▪ Assurer des tâches de secrétariat diverses (mise en forme de documents destinés aux étudiants, traduction de
certains documents à l’attention des étudiants étrangers en anglais)
▪ S’assurer de la mise à disposition d’une information de référence à jour
▪ Mettre à jour les pages de l’école sur le site de l’Université Toulouse Capitole et assurer la veille des
informations sur le site TSE pour les pages dédiées à la formation, en lien avec les webmasters

• Poste de Catégorie C
• Ouvert aux personnels contractuels uniquement. Le contrat est à durée déterminée, de droit
public, à temps complet, d’une durée de 3 ans, renouvelable voire pérennisable, après une
première période d’un an.
• Rémunération brute mensuelle : 1777 €
• Date de prise de fonctions : janvier 2024

La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel au plus tard le 11/12/2023 en indiquant
le titre du poste dans l’objet, à l’adresse jean-jacques.perez@tse-fr.eu et en copie guillaume.djena@tse-fr.eu

Renseignements :
• Jean-Jacques Perez – secrétaire général du Pôle Formation : jean-jacques.perez@tse-fr.eu

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