L’Université Toulouse Capitole recrute un Responsable du service scolarité (Rodez)
du 23 février 2023 au 24 mars 2023
L’IUT de Rodez accueille actuellement plus de 600 étudiants et propose des formations à Bac +3 : 5 BUT (bachelor universitaire de technologie), 2 licences professionnelles et 1 licence générale.
L‘encadrement administratif et pédagogique se compose de 23 personnels administratifs et techniques, 70 personnels enseignants et 90 personnels enseignants vacataires professionnels.
L’IUT compte cinq départements de formations :
- Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA),
- Informatique,
- Qualité, Logistique Industrielle et Organisation (QLIO),
- Information Communication,
- Carrières Juridiques.
Sous la responsabilité du responsable administratif et financier, le responsable du service de la scolarité à pour mission d’organiser et de conduire la mise en œuvre des activités de la scolarité de l’IUT en lien avec le projet d’établissement.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Activité 1 : Assister l’équipe de direction en qualité de personne ressource « scolarité »
Assister la direction dans la préparation des dossiers complexes et le suivi de l’offre de formation,
Conduire les réformes liées à la scolarité en mode projet en lien avec la direction, les enseignants référents et les personnels supports concernés,
Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques,
Assurer la communication et les échanges avec les partenaires institutionnels,
Participer aux actions de communication de l’IUT : journées portes ouvertes, Infosup, mise à jour de brochures et sites web.
Activité 2 : Piloter les activités du service en lien avec le projet d’établissement et les accréditations
Piloter les projets stratégiques liés à la scolarité (mise en place du BUT,…),
Coordonner les actions internes et externes dans le cadre du continuum bac +3/-3 et des Cordées de la réussite,
Piloter la dématérialisation des conventions de stage,
Assurer la gestion des candidatures aux diplômes : paramétrage et assistance fonctionnelle sur Parcoursup et eCandidat,
Organiser les calendriers annuels en partenariat avec les responsables pédagogiques : rentrée, soutenances, jurys, fin d’année,
Assurer une veille règlementaire, constituer une documentation et rédiger des procédures destinées à l’équipe.
Activité 3 : Élaborer, préparer et contrôler l’ensemble des actes de gestion de scolarité, prévenir les contentieux
Organiser les activités de la scolarité en lien fonctionnel avec les secrétariats pédagogiques,
Réaliser une veille juridique autour de la scolarité (recrutement, diplomation, conventions) pour prévenir le contentieux,
Mettre à jour et transmettre les structures de diplôme et les modalités de contrôle des connaissances pour en assurer la modélisation, préparer les documents, les transmettre et les présenter dans les instances,
Transmettre des données fiabilisées pour le paiement des heures d’enseignement (APOGEE, ADE et SAGHE),
Organiser les inscriptions administratives et coordonner les inscriptions pédagogiques,
Déployer les nouveaux outils métiers ou procédures au sein du service,
Animer des formations internes sur les outils liés à la scolarité.
Poste de Catégorie A – Corps des assistants ingénieurs (ASI) – BAP J (filière ITRF)
ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2023, renouvelable sous conditions.
Rémunération 1 784,81 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Assistants Ingénieurs).
Date de prise de fonctions : 17/04/2023
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 24/03/2023 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : ut1recrute@ut-capitole.fr en indiquant dans l’objet IUT RESPONSABLE SERVICE SCOLARITE 2023- 1137039
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Activité 1 : Assister l’équipe de direction en qualité de personne ressource « scolarité »
Assister la direction dans la préparation des dossiers complexes et le suivi de l’offre de formation,
Conduire les réformes liées à la scolarité en mode projet en lien avec la direction, les enseignants référents et les personnels supports concernés,
Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques,
Assurer la communication et les échanges avec les partenaires institutionnels,
Participer aux actions de communication de l’IUT : journées portes ouvertes, Infosup, mise à jour de brochures et sites web.
Activité 2 : Piloter les activités du service en lien avec le projet d’établissement et les accréditations
Piloter les projets stratégiques liés à la scolarité (mise en place du BUT,…),
Coordonner les actions internes et externes dans le cadre du continuum bac +3/-3 et des Cordées de la réussite,
Piloter la dématérialisation des conventions de stage,
Assurer la gestion des candidatures aux diplômes : paramétrage et assistance fonctionnelle sur Parcoursup et eCandidat,
Organiser les calendriers annuels en partenariat avec les responsables pédagogiques : rentrée, soutenances, jurys, fin d’année,
Assurer une veille règlementaire, constituer une documentation et rédiger des procédures destinées à l’équipe.
Activité 3 : Élaborer, préparer et contrôler l’ensemble des actes de gestion de scolarité, prévenir les contentieux
Organiser les activités de la scolarité en lien fonctionnel avec les secrétariats pédagogiques,
Réaliser une veille juridique autour de la scolarité (recrutement, diplomation, conventions) pour prévenir le contentieux,
Mettre à jour et transmettre les structures de diplôme et les modalités de contrôle des connaissances pour en assurer la modélisation, préparer les documents, les transmettre et les présenter dans les instances,
Transmettre des données fiabilisées pour le paiement des heures d’enseignement (APOGEE, ADE et SAGHE),
Organiser les inscriptions administratives et coordonner les inscriptions pédagogiques,
Déployer les nouveaux outils métiers ou procédures au sein du service,
Animer des formations internes sur les outils liés à la scolarité.
Poste de Catégorie A – Corps des assistants ingénieurs (ASI) – BAP J (filière ITRF)
ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2023, renouvelable sous conditions.
Rémunération 1 784,81 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Assistants Ingénieurs).
Date de prise de fonctions : 17/04/2023
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 24/03/2023 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : ut1recrute@ut-capitole.fr en indiquant dans l’objet IUT RESPONSABLE SERVICE SCOLARITE 2023- 1137039
Renseignements :
M. Stéphane ENJALBERT – Responsable administratif et financier de l’IUT de Rodez
Tél. : 05 65 77 10 85 ou 07 81 93 54 45
Courriel : stephane.enjalbert@iut-rodez.fr
> Consulter l'offre
Tél. : 05 65 77 10 85 ou 07 81 93 54 45
Courriel : stephane.enjalbert@iut-rodez.fr
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Mis à jour le 15 mars 2023