L'Université Toulouse Capitole recrute un Adjoint au chef de service en charge de la coordination de la scolarité DES
du 19 janvier 2023 au 7 février 2023
L’Université Toulouse Capitole recrute pour renforcer le pôle Master Droit et Science politique un(e) Adjoint au chef de service, en charge de la coordination de la scolarité.
La Direction des Etudes et de la Scolarité (DES) est composée de 6 services et de 60 agents chargés de la mise en œuvre du bon déroulement des formations proposées par l’université. Elle entretient une forte relation fonctionnelle avec les scolarités des écoles de management (TSM) et d’économie (TSE), de l’IUT de rosez, ainsi que celles de la Formation Ouverte à Distance (FOAD) et de la Formation Continue/Alternance (FCV2A).
Au sein de la DES, le Pôle Master droit et science politique composé de 17 gestionnaires de scolarité, de deux adjoints et d’une responsable de service. Il assure le bon déroulement des formations et le suivi individuel des étudiants pour les filières de l’UFR Droit et science politique (2100 étudiants). Il établit les arrêtés d’examen, les emplois du temps, organise les examens, les jurys et les délibérations, arrête et diffuse les résultats. Le service travaille en étroite collaboration avec la composante (UFR), le service des applications de scolarité, la scolarité générale, le service Formation Continue/Alternance (FCV2A), le service des relations européennes et internationales (SCREI).
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable du pôle Master droit et science politique, l’adjoint(e) a pour mission d'assister le chef de service dans la mise en œuvre des orientations stratégiques de l’établissement et de la composante dans le domaine de la formation.
En lien étroit avec la responsable du service et l’adjoint(e) en charge des outils de pilotage, l’adjoint(e) est en charge de la coordination des activités de scolarité et supervise la réalisation des actes de gestion administrative par une équipe de 17 gestionnaires de scolarité.
Une disponibilité importante est requise en période de candidatures, d'inscriptions et d'examens.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assister le chef de service dans l’organisation du service
Être partie prenante dans le cadre des projets de service ;
Représenter la chef de service dans les réunions internes et externes à l’université, le cas échéant ;
Assurer l’intérim en cas d’absence de la chef de service ;
Participer au recrutement, à l’accueil et la formation de nouveaux gestionnaires, veiller à la montée en compétences et à l’adaptation aux évolutions règlementaires et techniques ;
Prendre en charge une partie des entretiens professionnels annuels et de formation, avec la rédaction des comptes-rendus d’entretiens, en concertation avec la chef de service ;
Participer à la production d’indicateurs permettant d’apporter une aide au pilotage ;
Contribuer à l’animation de réunion et à la rédaction de compte rendus ;
Contribuer à la démarche d’amélioration continue.
Assister le chef de service dans la coordination des activités du service
Coordonner et superviser les activités de scolarité, dans le respect de la règlementation, du calendrier universitaire, des procédures, et selon les différents types de formations et les publics accueillis ;
Coordonner et participer à l’élaboration des emplois du temps ; superviser la planification sur l’application « ADE Campus » en lien avec les gestionnaires de scolarité ;
Coordonner et superviser l’organisation des examens, la saisie et/ou la collecte des notes et la préparation des délibérations de jury, en tenant compte des calendriers de formation et des modalités de contrôle des connaissances ;
Être en appui des gestionnaires de scolarité et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative ;
Suivre l'évolution de la réglementation et veiller à l’application de la règlementation et des procédures ;
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de l’établissement et les partenaires extérieurs le cas échéant ;
Assurer l’interface avec le Service Commun des Relations Européennes et Internationales (SCREI) pour la gestion des étudiants en mobilité (Erasmus).
Poste de catégorie B
Ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2023, renouvelable sous conditions.
Rémunération : 1 726.61 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Techniciens de Recherche et de Formation.) + régime indemnitaire pour les fonctionnaires.
Date de prise de fonctions : dès que possible
La Direction des Etudes et de la Scolarité (DES) est composée de 6 services et de 60 agents chargés de la mise en œuvre du bon déroulement des formations proposées par l’université. Elle entretient une forte relation fonctionnelle avec les scolarités des écoles de management (TSM) et d’économie (TSE), de l’IUT de rosez, ainsi que celles de la Formation Ouverte à Distance (FOAD) et de la Formation Continue/Alternance (FCV2A).
Au sein de la DES, le Pôle Master droit et science politique composé de 17 gestionnaires de scolarité, de deux adjoints et d’une responsable de service. Il assure le bon déroulement des formations et le suivi individuel des étudiants pour les filières de l’UFR Droit et science politique (2100 étudiants). Il établit les arrêtés d’examen, les emplois du temps, organise les examens, les jurys et les délibérations, arrête et diffuse les résultats. Le service travaille en étroite collaboration avec la composante (UFR), le service des applications de scolarité, la scolarité générale, le service Formation Continue/Alternance (FCV2A), le service des relations européennes et internationales (SCREI).
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable du pôle Master droit et science politique, l’adjoint(e) a pour mission d'assister le chef de service dans la mise en œuvre des orientations stratégiques de l’établissement et de la composante dans le domaine de la formation.
En lien étroit avec la responsable du service et l’adjoint(e) en charge des outils de pilotage, l’adjoint(e) est en charge de la coordination des activités de scolarité et supervise la réalisation des actes de gestion administrative par une équipe de 17 gestionnaires de scolarité.
Une disponibilité importante est requise en période de candidatures, d'inscriptions et d'examens.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assister le chef de service dans l’organisation du service
Être partie prenante dans le cadre des projets de service ;
Représenter la chef de service dans les réunions internes et externes à l’université, le cas échéant ;
Assurer l’intérim en cas d’absence de la chef de service ;
Participer au recrutement, à l’accueil et la formation de nouveaux gestionnaires, veiller à la montée en compétences et à l’adaptation aux évolutions règlementaires et techniques ;
Prendre en charge une partie des entretiens professionnels annuels et de formation, avec la rédaction des comptes-rendus d’entretiens, en concertation avec la chef de service ;
Participer à la production d’indicateurs permettant d’apporter une aide au pilotage ;
Contribuer à l’animation de réunion et à la rédaction de compte rendus ;
Contribuer à la démarche d’amélioration continue.
Assister le chef de service dans la coordination des activités du service
Coordonner et superviser les activités de scolarité, dans le respect de la règlementation, du calendrier universitaire, des procédures, et selon les différents types de formations et les publics accueillis ;
Coordonner et participer à l’élaboration des emplois du temps ; superviser la planification sur l’application « ADE Campus » en lien avec les gestionnaires de scolarité ;
Coordonner et superviser l’organisation des examens, la saisie et/ou la collecte des notes et la préparation des délibérations de jury, en tenant compte des calendriers de formation et des modalités de contrôle des connaissances ;
Être en appui des gestionnaires de scolarité et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative ;
Suivre l'évolution de la réglementation et veiller à l’application de la règlementation et des procédures ;
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de l’établissement et les partenaires extérieurs le cas échéant ;
Assurer l’interface avec le Service Commun des Relations Européennes et Internationales (SCREI) pour la gestion des étudiants en mobilité (Erasmus).
Poste de catégorie B
Ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2023, renouvelable sous conditions.
Rémunération : 1 726.61 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Techniciens de Recherche et de Formation.) + régime indemnitaire pour les fonctionnaires.
Date de prise de fonctions : dès que possible
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 07/02/2023 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : ut1recrute@ut-capitole.fr en indiquant « DES-PMD-ADJOINT CHEF SERVICE – COORD SCOLARITE 2023-1107350 » dans l’objet.
Renseignements
PINQUIÉ Marie-Pierre, Responsable Pôle Master Droit et science politique (PMD)
Tel / Mail : 05 61 63 39 22 / marie-pierre.pinquie@ut-capitole.fr
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Mis à jour le 6 février 2023