Au sein de la DEVE, le Pôle Master droit et science politique composé de 17 gestionnaires de scolarité, de deux adjoints et d’une responsable de service. Il assure le bon déroulement des formations et le suivi individuel des étudiants pour les filières Droit et Science politique (2100 étudiants). Il établit les emplois du temps, organise les examens, les jurys et les délibérations, arrête et diffuse les résultats. Le service travaille en étroite collaboration avec la composante, le service des applications de scolarité, la scolarité générale, le service Formation Continue/Alternance, le service des relations européennes et internationales (SCREI).

MISSIONS
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable du pôle Master droit et science politique, l’adjoint a pour mission d'assister le chef de service dans la mise en œuvre des orientations stratégiques de l’établissement et de la composante dans le domaine de la formation. Il est partie prenante dans le cadre des projets de service, qui nécessite un travail collaboratif et concerté au sein de l’équipe de direction.
L’adjoint peut être amené à représenter la chef de service dans les réunions internes et externes à l’université, en cas d’indisponibilité de cette dernière.
Une disponibilité importante est requise en période de candidatures, d'inscriptions et d'examens.
 

ACTIVITES PRINCIPALES

1. Apporter des informations quantitatives et qualitatives pour contribuer à l’aide à la décision

• Collecter des données, mettre en forme des fichiers, compléter des tableaux et documents ;
• Identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.

2. Assurer un rôle de « Référent » pour l’application de gestion de scolarité « APOGEE »

• Assurer le suivi et la vérification de la modélisation des formations (structures des enseignements, modalités de collecte) en collaboration avec les gestionnaires de scolarité ;
• Participer au paramétrage (charges d’enseignement, épreuves, anonymat…) ;
• Former, accompagner et conseiller l’ensemble de l’équipe dans l’utilisation de l’outil ;
• Assurer le lien avec la cellule APOGEE de l’université, participer aux réunions de référents et rendre compte auprès du responsable de service et de l’équipe ;
• Veiller à l’application des procédures, en collaboration avec la responsable du service.

3. Assurer un rôle de « Référent » sur le dossier spécifique de « Suivi des heures d’enseignement et de vacations » (application SAGHE)

• Assurer le suivi des heures d’enseignements de l’ensemble des formations gérées par le service ; Identifier, analyser et corriger les anomalies en interface avec les gestionnaires de scolarité et la responsable du service ;
• Assurer le suivi des vacations et la déclaration des heures des surveillants d’examen ;
• Assurer le lien avec les services dédiés (RH, DEVE), participer aux réunions de référents et rendre compte auprès du responsable de service et de l’équipe ;
• Veiller à l’application des procédures, en collaboration avec la responsable du service.

4. Assurer la gestion du dossier « Institut Catholique de Lille »

• Assurer la saisie des notes à partir de fichiers d’import-export (à créer sur APOGEE et à transmettre au partenaire) ;
• Lancer les calculs et transmettre la liste des diplômés au bureau des diplômes et à l’ICL ;
• Assurer l’interface avec le correspondant de l’ICL.

5. Participer à la démarche d’amélioration continue du service

COMPÉTENCES REQUISES
Les savoirs :
Connaître l’organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur français et de l’Université Toulouse Capitole
Connaître l’organisation et les missions d’un service de scolarité universitaire
Connaître la règlementation en matière de scolarité universitaire, de formation professionnelle et d’apprentissage

Les savoir-faire :
Maîtriser les logiciels de bureautique et en particulier « EXCEL »
Maîtriser l’application de gestion de scolarité « APOGEE »
Connaître le fonctionnement de l’application de suivi des heures d’enseignement « SAGHE » serait un plus
Connaître le fonctionnement de l’application de gestion des emplois du temps « ADE-CAMPUS » serait un plus
Savoir appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires
Savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer

Les savoir-être :
Sens du service public, discrétion et confidentialité
Bonne communication orale et écrite, pédagogie
Autonomie, travail en équipe et en collaboration
Capacité d’adaptation, sens de l’organisation et rigueur

Poste de catégorie B
Ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2025, renouvelable sous conditions.
Rémunération : 1 836 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Techniciens de Recherche et de Formation.) + régime indemnitaire pour les fonctionnaires.
Date de prise de fonctions : 02/09/2024

La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 31/07/2024 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr en indiquant le titre du poste dans l’objet.

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