Le service Communication de TSM composé de 8 agents propose et met en œuvre des actions de communication interne et externe adaptées aux différents publics, en cohérence avec le plan de communication de l’institution.

MISSIONS
Au sein du service communication, l’agent assiste la cheffe de service dans la mise en œuvre du plan de communication de l’école. Il est en charge de la coordination et la mise en œuvre opérationnelle et logistique des actions de communication et de l’organisation des événements structurants institutionnels de l’école (semaine de rentrée, remises de diplômes, salons étudiants, JPO…). Il constitue des équipes projet composées d’agents, vacataires et étudiants ambassadeurs pour la mise en œuvre de tâches logistiques et d’animation d’événements. Il participe à l’organisation d’événements internes en appui de l’agent en charge de la communication interne. Il est en charge de la planification des achats de goodies, du suivi de leur production et de leur diffusion.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
1 : Organiser des événements institutionnels
- proposer et organiser des évènements contribuant à atteindre les objectifs définis dans le plan marketing-communication ;
- mener la réflexion sur les concepts, formats, calendriers conduisant à l’amélioration de l’impact des événements institutionnels organisés par le service ;
- planifier l’organisation des évènements, par la récolte des besoins, attentes et objectifs des parties prenantes, la réalisation de tableaux de bord et rétroplannings, la définition du budget et des commandes externes nécessaires ;
- coordonner la réalisation matérielle, le volet digital, la logistique et la mise en œuvre des actions et des événements institutionnels, en lien avec les équipes internes et les prestataires externes :
piloter l’organisation opérationnelle des actions et des événements institutionnels et assurer un suivi budgétaire de ces opérations (semaine de rentrée, remise des diplômes, salon étudiants, JPO…) ;
coordonner et assister les acteurs internes et externes (services supports, scolarités, prestataires, vacataires, presse…) ;
paramétrer les plateformes digitales événementielles et la création de sessions pour les événements digitaux ou hybrides ; diffuser les modes opératoires aux parties prenantes ;
recruter et encadrer des étudiants bénévoles ou vacataires dans le cadre des événements organisés ; diffuser les consignes et éléments de langage.
- évaluer l’organisation des évènements, grâce à des outils de retours d’expérience.

2 : Gérer et piloter les achats du service communication
- prospection, analyse des offres, commandes, gestion des stocks… (espaces publicitaires, objets de communication, graphisme, impressions, restauration…) ;
- participation à la rédaction de dossiers de consultation des appels d’offres dans le domaine de l’évènementiel et de l’achat de goodies en lien avec le service des marchés de l’Université Toulouse Capitole ;
- centraliser la recherche et les achats de goodies de communication en lien avec les services et les besoins de l’école : préparer la commande des objets de communication ; bilan annuel de l’ensemble des dépenses ; préparation du calendrier prévisionnel des besoins pour l’année à venir ; mise en œuvre d’une procédure d’achat ; élaborer le budget prévisionnel globalisé et par service après avoir sélectionné les objets.

3 : Assistanat du service
- apporter une réponse par mail ou téléphone aux diverses sollicitations reçues par le service, rediriger vers la personne ou le service adéquat, en interne ou en externe, rédiger des messages types de réponse afin d’automatiser la procédure ;
- coordonner la conception et la collecte des contenus pour l’élaboration du rapport d’activités ;
- gestion des demandes de matériel, fournitures pour le service.
- soutien et conseil dans la gestion des liens avec les prestataires : procédures, liens avec autres services…

4 : Contribuer à la démarche d’amélioration continue de la qualité de service
- proposer des axes de développement dans le domaine de l’évènementiel pour améliorer la qualité de service et l'information aux cibles recherchées.
- appliquer les processus Qualité définis dans son domaine d’activité ;
- participer à l’évaluation de son activité.

Poste de catégorie B
Ouvert aux personnels contractuels uniquement.
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2025, renouvelable sous conditions.
Rémunération : 1 836 € brut mensuel (par référence au 1er échelon du corps des Techniciens de Recherche et de Formation.).
Date de prise de fonctions : Dès que possible

La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 26/06/2024 aux adresses suivantes : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr, philippe.escudier@tsm-education.fr, estelle.desreux@tsm-education.fr en indiquant l’intitulé du poste dans l’objet.

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