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L'Université Toulouse Capitole recrute un Chef de Cabinet de la Présidence

du 12 septembre 2023 au 30 septembre 2023


 
MISSIONS
 
Sous l’autorité de Madame la Directrice de cabinet et en étroite collaboration, le chef de cabinet participe au suivi et à la bonne réalisation des projets et dossiers en cours de la présidence. Il supervise la gestion de l’agenda du Président et veille à sa représentation dans les instances. Il encadre le secrétariat de la Présidence. Par ses actions, le chef de cabinet contribue à mettre en œuvre la politique institutionnelle interne et externe répondant aux objectifs de la Présidence.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
 
Contribuer à l’organisation générale du Cabinet de la Présidence et préparer les dossiers selon les directives de la Directrice de cabinet, en relation avec les Vice-président(e)s, les chargé(es) de mission, les directeurs d’établissements composantes, l’administration et les autres partenaires institutionnels :
 
  • Préparer les convocations et ordres du jour (réunions du Bureau, Comité de coordination, AG…), rédiger les courriers de la Présidence, notes de synthèse et compte rendus,
  • Recueillir et traiter les informations nécessaires à la préparation des décisions et suivre certains dossiers confiés en propre,
  • Assurer le traitement des interventions et le suivi des décisions,
  • Participer à la veille sur les dossiers qui font l’objet d’une actualité pour l’université.
     
  • Gérer et sécuriser l’agenda du Président en lien avec les assistantes de direction (rendez-vous, invitations, réunions, déplacements, audiences).
  • Encadrer et coordonner l’activité du secrétariat de la Présidence (courriers, messagerie) :
  • Organiser et réguler la circulation de l'information entre les membres du cabinet,
  • Hiérarchiser les priorités dans les tâches confiées au secrétariat et suivre leur exécution,
  • Coordonner la gestion et le suivi de la correspondance du Président: lire le courrier arrivé, évaluer le caractère d'urgence des demandes, répondre directement à certaines demandes et s’assurer des réponses apportées,
  • Alerter sur des dossiers susceptibles de devenir sensibles,
  • Contrôler certains documents soumis à la signature en lien avec les services.
  • Superviser et s’assurer du respect des règles protocolaires des manifestations,
  • Constituer et gérer le fonds documentaire administratif de la Présidence.
  • Coordonner l'organisation des manifestations de prestige (docteur honoris causa, rentrée solennelle des universités, inaugurations, ...) : organiser l'intervention des différents services dans l'organisation des manifestations (communication, intendance, audiovisuel...), suivre la communication en lien avec la Direction de la communication,
En cas d’absence, assurer l’accueil de la Présidence et la continuité de service.

Poste de catégorie B

Ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2024, renouvelable sous conditions.
  • Rémunération : 1 811.58 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Techniciens de Recherche et de Formation.) + régime indemnitaire pour les fonctionnaires.
  • Date de prise de fonctions : au plus tôt
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 30/09/2023 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse :
 
en indiquant le titre du poste dans l’objet. Date prévue des entretiens : Octobre


Renseignements

Mme Urielle FILLIGER – Directrice de cabinet
urielle.filliger@ut-capitole.fr


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Mis à jour le 14 septembre 2023