L'Université Toulouse Capitole recrute un Chef de Cabinet de la Présidence
du 12 septembre 2023 au 30 septembre 2023
MISSIONS
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Poste de catégorie B
Ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2024, renouvelable sous conditions.
Mme Urielle FILLIGER – Directrice de cabinet
urielle.filliger@ut-capitole.fr
Sous l’autorité de Madame la Directrice de cabinet et en étroite collaboration, le chef de cabinet participe au suivi et à la bonne réalisation des projets et dossiers en cours de la présidence. Il supervise la gestion de l’agenda du Président et veille à sa représentation dans les instances. Il encadre le secrétariat de la Présidence. Par ses actions, le chef de cabinet contribue à mettre en œuvre la politique institutionnelle interne et externe répondant aux objectifs de la Présidence.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Contribuer à l’organisation générale du Cabinet de la Présidence et préparer les dossiers selon les directives de la Directrice de cabinet, en relation avec les Vice-président(e)s, les chargé(es) de mission, les directeurs d’établissements composantes, l’administration et les autres partenaires institutionnels :
- Préparer les convocations et ordres du jour (réunions du Bureau, Comité de coordination, AG…), rédiger les courriers de la Présidence, notes de synthèse et compte rendus,
- Recueillir et traiter les informations nécessaires à la préparation des décisions et suivre certains dossiers confiés en propre,
- Assurer le traitement des interventions et le suivi des décisions,
- Participer à la veille sur les dossiers qui font l’objet d’une actualité pour l’université.
- Gérer et sécuriser l’agenda du Président en lien avec les assistantes de direction (rendez-vous, invitations, réunions, déplacements, audiences).
- Encadrer et coordonner l’activité du secrétariat de la Présidence (courriers, messagerie) :
- Organiser et réguler la circulation de l'information entre les membres du cabinet,
- Hiérarchiser les priorités dans les tâches confiées au secrétariat et suivre leur exécution,
- Coordonner la gestion et le suivi de la correspondance du Président: lire le courrier arrivé, évaluer le caractère d'urgence des demandes, répondre directement à certaines demandes et s’assurer des réponses apportées,
- Alerter sur des dossiers susceptibles de devenir sensibles,
- Contrôler certains documents soumis à la signature en lien avec les services.
- Superviser et s’assurer du respect des règles protocolaires des manifestations,
- Constituer et gérer le fonds documentaire administratif de la Présidence.
- Coordonner l'organisation des manifestations de prestige (docteur honoris causa, rentrée solennelle des universités, inaugurations, ...) : organiser l'intervention des différents services dans l'organisation des manifestations (communication, intendance, audiovisuel...), suivre la communication en lien avec la Direction de la communication,
Poste de catégorie B
Ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2024, renouvelable sous conditions.
- Rémunération : 1 811.58 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Techniciens de Recherche et de Formation.) + régime indemnitaire pour les fonctionnaires.
- Date de prise de fonctions : au plus tôt
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 30/09/2023 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse :
en indiquant le titre du poste dans l’objet. Date prévue des entretiens : Octobre
Renseignements
Mme Urielle FILLIGER – Directrice de cabineturielle.filliger@ut-capitole.fr
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Mis à jour le 14 septembre 2023