Le DAPS participe à la définition et à la mise en œuvre de la politique de l’université Toulouse Capitole dans le domaine des activités physiques et sportives en liaison avec les associations sportives de l’université, les composantes et les autres services communs de l’université.

MISSIONS Mission 1 : Gestion administrative et financière

• Exécuter les actes de gestion administrative et financières du DAPS en appliquant les procédures dédiées
• Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement du département.
• Gérer les courriers et courriels
• Gérer les agendas et contrôler les échéances
• Alimenter les tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information de l’université (Apogée, ADE, Sifac, Saghe)
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, réunions, séminaires)
• Gérer les conventions de locations d’installations sportives de nos partenaires extérieurs (Mairie, La Ramée…)
• Gérer les demandes d’utilisations de nos installations sportives propres selon les procédures spécifiques en vigueur.
• Assurer la prise de notes et la synthèse des documents
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
• Gérer les devis et assurer le suivi des bons de commandes (fournisseurs)
• Suivre le budget du DAPS
• Gérer les paiements liés aux évènements sportifs en lien avec l’Agent Comptable de l’université

Mission 2 : Gestion de la scolarité et des heures d’enseignements

• Traiter les emplois du temps des enseignants
• Suivre les enseignements dans ADE
• Gérer les dossiers des vacataires
• Gérer les heures d’enseignements et les heures liées aux évènements sportifs dans Saghe
• Paramétrer et modéliser les différents sports dans le logiciel de gestion de la scolarité APOGEE en lien avec la DES
• Gérer les campagnes d’inscription pédagogiques et les inscriptions aux différents évènements
• Suivre les IP sport et leurs ajustements
• Saisir les notes en vérifiant les données saisies dans APOGEE

Mission 3 : Coordination des actions menées par le DAPS

• Coordonner le travail des agents administratifs du service en relation avec la politique sportive du DAPS
• Gérer toutes les informations transmises à l’accueil auprès des interlocuteurs
• Coordonner les actions du DAPS entre les différents acteurs internes et externes du service
• Coordonner les actions liées à la communication des évènements sportifs du service (cours et autres)

Mission 4 : accueil

• Accueillir, orienter et renseigner les usagers
• Répondre au téléphone et aux mails
• Informer et conseiller sur les offres de service du DAPS
• Alimenter la base de données des évènements sportifs proposés par le DAPS.
• Réceptionner les dossiers pour les cours du personnel en vérifiant leur régularité administrative et financière

Mission supplémentaires

• Le gestionnaire est placé sous l’autorité du Directeur du DAPS, et sera de ce fait amené à devoir exécuter certaines tâches et/ou réunions à la demande de celui-ci.
• Gestion des cours du personnel : gérer administrativement et financièrement les cours du personnel
• Gestion Administrative et Financière de l’Association : réceptionner les dossiers licences FFSU en vérifiant leur régularité administrative et financière.

           Enregistrer informatiquement les licences FFSU et classer ces licences par disciplines

           Exécuter les actes de gestion administrative et financière de l’Association

           (pièces comptables et bilan financier).

Poste de catégorie B
Ouvert aux personnels contractuels uniquement.
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2023, renouvelable sous conditions.
Rémunération : 1 726.61 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Techniciens de Recherche et de Formation.
Date de prise de fonctions : 13/03/2023

La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 23/02/2023 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr en indiquant dans l’objet DAPS GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ET FINANCIER 2023-1117480.

Renseignements
Frédéric HEUSER, Directeur du DAPS UTC
07.68.72.18.64 / frederic.heuser@ut-capitole.fr