L'Université Toulouse Capitole recrute un Gestionnaire des diplomes et des transferts (DES)
du 18 juillet 2023 au 20 août 2023
PRÉSENTATION DU SERVICE
Au sein de la Direction des Etudes et de la Scolarité, le service de la Scolarité Générale assure les missions transversales et de logistique communes à l’ensemble des filières, depuis l’inscription des étudiants jusqu’à la délivrance des diplômes. La Scolarité Générale est organisée en deux pôles : Bureau de la Vie Etudiante (BVE) et le bureau des Inscriptions et de l’Organisation des études (BIO).
MISSIONS
Sous la responsabilité du responsable du service de Scolarité Générale au sein du Bureau des Diplômes et Transferts composé de deux agents, le gestionnaire a pour mission de :
Contribuer au contrôle, à l’édition et à la délivrance des diplômes.
Gérer le processus des transferts des dossiers inter universités « arrivées » et « départs ».
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Contribuer au contrôle, à l'édition et à la délivrance des diplômes
Participer au contrôle des listes des nouveaux diplômés (près de 10.000 diplômés /an)
Assurer une veille réglementaire sur la délivrance des diplômes dans l’enseignement
supérieur.
Participer au paramétrage des modèles des diplômes à délivrer sur Apogée. Participer
à l’édition des parchemins des diplômes depuis Apogée et contrôler les visas et les dates d’arrêtés.
Participer à l’édition des anciens diplômes jamais délivrés où produire des duplicatas.
Assurer le circuit de signature des diplômes. Classer les diplômes et les registres des diplômés.
Réceptionner les demandes de délivrances et tenir les usagers informés de la mise à disposition de leurs diplômes. Expédier les diplômes et assurer le suivi des envois. Tenir à jour les registres des diplômés. Organiser la conservation des diplômes non délivrés.
Contribuer à établir des tableaux de bord et de suivi de la délivrance des diplômes.
Authentifier les diplômes à la demande des entreprises, établissements d'enseignement supérieurs ou individus. Rédiger des attestations d’obtention de diplômes.
Contribuer à mettre à jour les informations du site de l’université relatives aux procédures de demande de diplôme et de demande de transfert.
Evaluer les besoins en matériels (enveloppes cartonnées, recommandés, imprimés...) pour le pôle et opérer les commandes de parchemin auprès de l’Imprimerie Nationale ou du service de reprographie de l’Université.
Participer à la création des annexes descriptives au diplômes sur APOGEE.
Gestion des transferts « arrivées » et « départs »
Accueillir et renseigner les étudiants en transfert « arrivée » ou « départ » (environ 1600 étudiants concernés par an)
Contrôler les dossiers reçus et saisir le « cursus externe » des étudiants dans l’application Apogée.
Gérer le traitement des dossiers (suivi, classement) 800 dossiers « départ », 800 dossiers «arrivée», et au contrôle des pièces justificatives (quitus, etc.). Relancer les étudiants.
Mettre à jour les données « Transfert » sur APOGEE lors de l’envoi du dossier à l’université pour finaliser l’information sur l’étudiant quittant UT.
Assurer l’envoi et le suivi des dossiers universitaires auprès des universités d’accueil.
Contribuer aux actions transversales du service
Participer à la production du bilan d’activité annuel du service de Scolarité Générale.
Travailler en équipe.
Participer aux appels d’examens.
Participer aux Journées Portes Ouvertes et au Forum d’accueil
Faire vivre le projet de direction de la DES et le projet de service de la Scolarité Générale.
Elaboration de fiches de procédures et rétroplanning.
Effectuer toute tâche annexe à la demande du chef de service.
Poste de catégorie C
Ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2024, renouvelable sous conditions.
Rémunération : 1 777 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Adjoints Techniques de Recherche et Formation.) + régime indemnitaire pour les fonctionnaires.
Date de prise de fonctions : 04 septembre 2023
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 15/08/2023 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr en indiquant dans l’objet DES GESTIONNAIRE DES DIPLOMES ET DES TRANSFERTS 2023-1288202.
Date prévue des entretiens : 29 août 2023
Renseignements
ALOS José – Directeur des Etudes et de la Scolarité
05 61 63 39 12 / Jose.Alos-Melero@ut-capitole.fr
PECCHIOLI Solenn - Responsable de la scolarité générale
05 61 63 39 05 / Solenn.Pecchioli@ut-capitole.fr
Consulter l'offre
Au sein de la Direction des Etudes et de la Scolarité, le service de la Scolarité Générale assure les missions transversales et de logistique communes à l’ensemble des filières, depuis l’inscription des étudiants jusqu’à la délivrance des diplômes. La Scolarité Générale est organisée en deux pôles : Bureau de la Vie Etudiante (BVE) et le bureau des Inscriptions et de l’Organisation des études (BIO).
MISSIONS
Sous la responsabilité du responsable du service de Scolarité Générale au sein du Bureau des Diplômes et Transferts composé de deux agents, le gestionnaire a pour mission de :
Contribuer au contrôle, à l’édition et à la délivrance des diplômes.
Gérer le processus des transferts des dossiers inter universités « arrivées » et « départs ».
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Contribuer au contrôle, à l'édition et à la délivrance des diplômes
Participer au contrôle des listes des nouveaux diplômés (près de 10.000 diplômés /an)
Assurer une veille réglementaire sur la délivrance des diplômes dans l’enseignement
supérieur.
Participer au paramétrage des modèles des diplômes à délivrer sur Apogée. Participer
à l’édition des parchemins des diplômes depuis Apogée et contrôler les visas et les dates d’arrêtés.
Participer à l’édition des anciens diplômes jamais délivrés où produire des duplicatas.
Assurer le circuit de signature des diplômes. Classer les diplômes et les registres des diplômés.
Réceptionner les demandes de délivrances et tenir les usagers informés de la mise à disposition de leurs diplômes. Expédier les diplômes et assurer le suivi des envois. Tenir à jour les registres des diplômés. Organiser la conservation des diplômes non délivrés.
Contribuer à établir des tableaux de bord et de suivi de la délivrance des diplômes.
Authentifier les diplômes à la demande des entreprises, établissements d'enseignement supérieurs ou individus. Rédiger des attestations d’obtention de diplômes.
Contribuer à mettre à jour les informations du site de l’université relatives aux procédures de demande de diplôme et de demande de transfert.
Evaluer les besoins en matériels (enveloppes cartonnées, recommandés, imprimés...) pour le pôle et opérer les commandes de parchemin auprès de l’Imprimerie Nationale ou du service de reprographie de l’Université.
Participer à la création des annexes descriptives au diplômes sur APOGEE.
Gestion des transferts « arrivées » et « départs »
Accueillir et renseigner les étudiants en transfert « arrivée » ou « départ » (environ 1600 étudiants concernés par an)
Contrôler les dossiers reçus et saisir le « cursus externe » des étudiants dans l’application Apogée.
Gérer le traitement des dossiers (suivi, classement) 800 dossiers « départ », 800 dossiers «arrivée», et au contrôle des pièces justificatives (quitus, etc.). Relancer les étudiants.
Mettre à jour les données « Transfert » sur APOGEE lors de l’envoi du dossier à l’université pour finaliser l’information sur l’étudiant quittant UT.
Assurer l’envoi et le suivi des dossiers universitaires auprès des universités d’accueil.
Contribuer aux actions transversales du service
Participer à la production du bilan d’activité annuel du service de Scolarité Générale.
Travailler en équipe.
Participer aux appels d’examens.
Participer aux Journées Portes Ouvertes et au Forum d’accueil
Faire vivre le projet de direction de la DES et le projet de service de la Scolarité Générale.
Elaboration de fiches de procédures et rétroplanning.
Effectuer toute tâche annexe à la demande du chef de service.
Poste de catégorie C
Ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2024, renouvelable sous conditions.
Rémunération : 1 777 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Adjoints Techniques de Recherche et Formation.) + régime indemnitaire pour les fonctionnaires.
Date de prise de fonctions : 04 septembre 2023
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 15/08/2023 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr en indiquant dans l’objet DES GESTIONNAIRE DES DIPLOMES ET DES TRANSFERTS 2023-1288202.
Date prévue des entretiens : 29 août 2023
Renseignements
ALOS José – Directeur des Etudes et de la Scolarité
05 61 63 39 12 / Jose.Alos-Melero@ut-capitole.fr
PECCHIOLI Solenn - Responsable de la scolarité générale
05 61 63 39 05 / Solenn.Pecchioli@ut-capitole.fr
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Mis à jour le 21 juillet 2023