Dans le cadre des missions de l’Executive Education and Digital University (EEDU), sous la responsabilité de la direction et en lien avec le responsable de la Scolarité de l’EEDU, le gestionnaire en formation continue et alternance sera en charge de la gestion administrative d’un portefeuille de formations. Dans ce cadre, il devra assurer la mise en œuvre et la gestion administrative des formations mais aussi participer à la démarche d’amélioration continue des formations et du développement de l’EEDU dans son ensemble. Il devra participer à la communication de l’offre de formation continue de l’Université.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Accueillir, informer, orienter et accompagner les publics de la formation continue (stagiaires, intervenants, partenaires…) en assurant l’accueil physique et téléphonique des formations et des publics dont il ou elle a la charge.

Gérer et assurer le suivi des formations sur le plan administratif et financier :

• Assurer l'accompagnement et le suivi des publics en formation ;
• Constituer et suivre les dossiers de financement pour les OPCO, les employeurs, les demandeurs d’emploi… ;
• Saisir et gérer les inscriptions administratives et pédagogiques sous les logiciels dédiés (Apogée, Kairos…) ;
• Réaliser les devis, les attestations et le suivi de formation ;
• Assurer la contractualisation des stagiaires ;
• Gérer le suivi de l’assiduité de stagiaires et notamment d’alternants
• Être l’interface entre le service et les différents acteurs, internes et externes en participant aux projets de service d’une part et en assurant le lien avec les partenaires externes d’autres part.

Assurer l’organisation pédagogique et logistique des actions de formation continue/alternance

• Organiser et mettre en place les campagnes de sélection, les commissions, les entretiens de sélection :
• Réaliser le planning des formations en lien avec les responsables pédagogiques ; organiser les examens en conformité avec les procédures en vigueur (jurys…), les conseils de perfectionnement… ;
• Participer à la gestion des espaces de cours en ligne en lien avec le pôle digitalisation (Moodle).
• Organiser les conditions matérielles de la formation (affichage, réservation des salles, du matériel pédagogique, ...) ;
• Transmettre les demandes d’ordres de mission et de bons de commande au service dédié.

Promouvoir les formations :

• Participer aux salons professionnels et événements en lien avec la formation professionnelle et l’alternance ;
• Participer aux actions de communications et à la mise à jour des outils de communication du pôle (calendriers, plaquettes, programmes, MCC…).

COMPÉTENCES REQUISES

Les savoirs :

• Connaître le fonctionnement universitaire et d’un organisme de formation serait un atout ;
• Connaître la règlementation et les modes de fonctionnement et de financement de la formation et plus particulièrement de la formation professionnelle continue ;
• Connaissance de la diversité des publics usagers de services de formation continue.

Les savoir-faire :

• Maîtriser les outils numériques et bureautiques ;
• Communiquer à l’écrit et à l’oral de façon claire et concise ;
• Savoir rendre compte ;
• Savoir analyser et synthétiser divers documents (programmes de formation…) ;
• Savoir gérer et planifier son activité dans un calendrier et dans un cadre de gestion complexe.
• Maîtriser les techniques de gestion administrative ;
• Accueillir divers publics.

Les savoir-être :

• Être pédagogue, à l’écoute ;
• Savoir collaborer au sein d’une équipe ;
• Savoir s’organiser, être proactive ;
• Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs

Expérience souhaitée : expérience requise au sein de l’enseignement supérieur et souhaitée au sein d’un service/organisme de formation continue.

Poste de catégorie B
Ouvert aux personnels contractuels uniquement.
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2026

• Rémunération : 1 836 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Techniciens de Recherche et de Formation.).
• Date de prise de fonctions : Dès que possible

La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 10/10/2025 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr en indiquant la réf : « EEDU – gestionnaire formation professionnelle en alternance»