L'Université Toulouse Capitole recrute un Responsable du Service de Scolarité Generale (DEVE)
du 27 octobre 2023 au 26 novembre 2023
Placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur de la DEVE, le Responsable du service scolarité générale assure le pilotage du service et la coordination des missions, des actes et des projets liés à son domaine de gestion.
Le service (11 agents + 1 adjointe cat. B) est divisé en 2 bureaux : le Bureau des Inscriptions et de l’Organisation des Etudes (BIOE) 6 agents et le Bureau de la Vie Etudiante (BVE) 5 agents.
En qualité d’expert métier, le Responsable de la scolarité générale une personne ressource de l’équipe de Direction de la DEVE qu’il assiste dans la préparation des dossiers stratégiques de la fonction scolarité et le suivi de l’offre de formation.
De plus, il est amené à gérer des dossiers avec la vice-présidente de la Commission des Etudes et de la Vie Etudiante, ainsi qu’avec le directeur de la DEVE, pour qui, Il produit différents indicateurs facilitant ainsi les prises de décisions.
Le responsable du service de scolarité générale doit faire preuve de capacités de management, de pilotage, d’adaptation et de conduite au changement.
MISSIONS et ACTIVITÉS PRINCIPALES
Piloter le service scolarité et de la vie étudiante :
Organiser le fonctionnement et coordonner les activités du service ;
Piloter et animer l’équipe du service de scolarité, l’associer et la mobiliser sur des objectifs clairement identifiés ;
Veiller à la bonne utilisation des outils de gestion de l’établissement (former le personnel à l’utilisation du logiciel de scolarité APOGEE) ;
Piloter la collecte et la diffusion des informations relatives au fonctionnement du service ;
Mettre en œuvre et contrôler l’application des règles et des procédures administratives ;
Veiller à la continuité de service ;
Concevoir et mettre en œuvre les évolutions techniques, organisationnelles et fonctionnelles nécessaires au bon fonctionnement du domaine scolarité, les évaluer ;
Préparer le dialogue de gestion et assurer le suivi budgétaire de l’enveloppe allouée au service ;
Cerner les différentes contraintes budgétaires et fiabiliser la programmation ;
Assurer la polyvalence de ses collaborateurs afin que les missions du service soient assurées en l’absence d’un personnel ;
Coordonner les actions visant à améliorer la vie universitaire dans ses principales dimensions : vie quotidienne des étudiants, animation du campus et citoyenneté étudiante ;
Assurer le suivi de la vie associative étudiante et des élus étudiants ;
Gérer et promouvoir le FSDIE, assurer une veille sur les potentielles sources de financement ;
Travailler en étroite collaboration avec la chargée de mission handicap dans le cadre d’une politique volontariste d’accueil et d’accompagnement des étudiants en situation de handicap ;
Assurer le suivi des associations étudiantes : recensement, charte, accompagnement et animations ;
Appliquer et faire appliquer les directives, circulaires et instructions, contrôle de légalité sur les actes de gestion liés à la vie étudiante.
Assurer le cadrage, la mise en place et le pilotage du suivi des différentes opérations de gestion propres aux domaines scolarité et vie étudiante
Organiser la campagne de candidatures soumises à dépôt de dossiers (Parcoursup, eCandidat, Mon Master...) ;
Organiser la campagne d’inscription et rentrée universitaire /inscriptions administratives ;
Organiser les examens en support aux différentes scolarités des écoles, des UFR et des jurys d’examens (notamment pour les personnes empêchées) ;
Contribuer à la remontée d’informations auprès des services de l’université et à la définition des indicateurs (rapports, enquêtes, audits ou évaluations).
Assurer un rôle de référent technique auprès de la direction de la DEVE et des UFR
Être la personne ressource dans son champ d’application et participer aux réunions de la DEVE en qualité de Responsable du service ;
Être force de proposition dans les processus de travail, en cohérence avec les orientations de la DEVE et de l’établissement ;
S’assurer de la mise en œuvre de la politique et des objectifs de la DEVE en matière de formation ;
Assurer la conduite de projets et animer des groupes de travail sur les évolutions réglementaires et techniques ;
Assister et conseiller sa hiérarchie, et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes.
Poste de catégorie A
Ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2024, renouvelable sous conditions.
Rémunération : 1 826.35 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Assistants Ingénieurs.), à ajuster éventuellement en fonction de l’expérience + régime indemnitaire pour les fonctionnaires.
Date de prise de fonctions : janvier 2024
Le service (11 agents + 1 adjointe cat. B) est divisé en 2 bureaux : le Bureau des Inscriptions et de l’Organisation des Etudes (BIOE) 6 agents et le Bureau de la Vie Etudiante (BVE) 5 agents.
En qualité d’expert métier, le Responsable de la scolarité générale une personne ressource de l’équipe de Direction de la DEVE qu’il assiste dans la préparation des dossiers stratégiques de la fonction scolarité et le suivi de l’offre de formation.
De plus, il est amené à gérer des dossiers avec la vice-présidente de la Commission des Etudes et de la Vie Etudiante, ainsi qu’avec le directeur de la DEVE, pour qui, Il produit différents indicateurs facilitant ainsi les prises de décisions.
Le responsable du service de scolarité générale doit faire preuve de capacités de management, de pilotage, d’adaptation et de conduite au changement.
MISSIONS et ACTIVITÉS PRINCIPALES
Piloter le service scolarité et de la vie étudiante :
Organiser le fonctionnement et coordonner les activités du service ;
Piloter et animer l’équipe du service de scolarité, l’associer et la mobiliser sur des objectifs clairement identifiés ;
Veiller à la bonne utilisation des outils de gestion de l’établissement (former le personnel à l’utilisation du logiciel de scolarité APOGEE) ;
Piloter la collecte et la diffusion des informations relatives au fonctionnement du service ;
Mettre en œuvre et contrôler l’application des règles et des procédures administratives ;
Veiller à la continuité de service ;
Concevoir et mettre en œuvre les évolutions techniques, organisationnelles et fonctionnelles nécessaires au bon fonctionnement du domaine scolarité, les évaluer ;
Préparer le dialogue de gestion et assurer le suivi budgétaire de l’enveloppe allouée au service ;
Cerner les différentes contraintes budgétaires et fiabiliser la programmation ;
Assurer la polyvalence de ses collaborateurs afin que les missions du service soient assurées en l’absence d’un personnel ;
Coordonner les actions visant à améliorer la vie universitaire dans ses principales dimensions : vie quotidienne des étudiants, animation du campus et citoyenneté étudiante ;
Assurer le suivi de la vie associative étudiante et des élus étudiants ;
Gérer et promouvoir le FSDIE, assurer une veille sur les potentielles sources de financement ;
Travailler en étroite collaboration avec la chargée de mission handicap dans le cadre d’une politique volontariste d’accueil et d’accompagnement des étudiants en situation de handicap ;
Assurer le suivi des associations étudiantes : recensement, charte, accompagnement et animations ;
Appliquer et faire appliquer les directives, circulaires et instructions, contrôle de légalité sur les actes de gestion liés à la vie étudiante.
Assurer le cadrage, la mise en place et le pilotage du suivi des différentes opérations de gestion propres aux domaines scolarité et vie étudiante
Organiser la campagne de candidatures soumises à dépôt de dossiers (Parcoursup, eCandidat, Mon Master...) ;
Organiser la campagne d’inscription et rentrée universitaire /inscriptions administratives ;
Organiser les examens en support aux différentes scolarités des écoles, des UFR et des jurys d’examens (notamment pour les personnes empêchées) ;
Contribuer à la remontée d’informations auprès des services de l’université et à la définition des indicateurs (rapports, enquêtes, audits ou évaluations).
Assurer un rôle de référent technique auprès de la direction de la DEVE et des UFR
Être la personne ressource dans son champ d’application et participer aux réunions de la DEVE en qualité de Responsable du service ;
Être force de proposition dans les processus de travail, en cohérence avec les orientations de la DEVE et de l’établissement ;
S’assurer de la mise en œuvre de la politique et des objectifs de la DEVE en matière de formation ;
Assurer la conduite de projets et animer des groupes de travail sur les évolutions réglementaires et techniques ;
Assister et conseiller sa hiérarchie, et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes.
Poste de catégorie A
Ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2024, renouvelable sous conditions.
Rémunération : 1 826.35 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Assistants Ingénieurs.), à ajuster éventuellement en fonction de l’expérience + régime indemnitaire pour les fonctionnaires.
Date de prise de fonctions : janvier 2024
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le
Date prévue des entretiens : fin novembre 2023
Renseignements
Agnès Alalinarde, Directrice Générale des Services adjointe
agnes.alalinarde@ut-capitole.fr
Consulter l'offre
Mis à jour le 27 octobre 2023