MISSIONS
Assurer le secrétariat particulier du président de l’Université et contribuer au bon fonctionnement du service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
1 GESTION DE L’AGENDA
- Tenir le planning et l’agenda
- Planifier les rendez-vous
- Organiser les réunions, assurer leur suivi et l’interface avec les différents services
- Réserver les salles de réunion sur le logiciel ADE.
2 MISSION ACCUEIL
- Accueillir le public (accueil téléphonique et physique)
- Filtrer les contacts et les réorienter si nécessaire vers les services compétents de l’Université
- Déterminer le caractère urgent des demandes, savoir les reformuler, les analyser et apporter les solutions nécessaires.
3 ORGANISER DES DEPLACEMENTS
- Organiser les déplacements du Président et de son équipe (réserver les vols, préparer les séjours, demandes de visa)
- Assurer la gestion et le suivi des missions, effectuer les inscriptions aux réunions et colloques
- Procéder à la gestion des dossiers « Déplacements du Président » pour transmission au service financier.
4 GESTION DU COURRIER
- Traiter le courrier à l’arrivée
- Rédiger des projets de courriers et de documents (lettres, attestations)
- Trier, orienter et diffuser toutes sortes de documents (circulaires ministérielles, notes de services) dans les différents services
- Répondre aux invitations transmises au Président ou aux membres du bureau.
5 ORGANISATION DES MANIFESTATIONS
- Participer à l’organisation des diverses manifestations organisées par le Président (conférences, cérémonies)
- Etudier la faisabilité des projets étudiants et des organismes extérieurs en leur apportant un soutien logistique
- Informer les différents services concernés par l’organisation de ces projets (logistique, audiovisuel, prévention)
- Prévenir le pôle moyens généraux.

CONTRAINTES ET DIFFICULTES DU POSTE
Savoir organiser les taches administratives relavant d’un Cabinet
Assurer le filtrage des contacts
Être apte à réorganiser le travail pour faire face aux situations d’urgence

INTERET DU POSTE
Position centrale du Cabinet dans l’établissement
Maitrise des différentes structures et compétences des services de l’établissement et des services centraux du ministère
Diversité des contacts (en interne et l’extérieur) et des missions
Autonomie de travail et prise d’initiatives

COMPÉTENCES REQUISES

Les savoirs :
Capacités rédactionnelles
Capacité à s’adapter à tous les publics
Aptitude à réorganiser son travail face aux urgences
Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel)
Maîtrise de l’établissement et des services centraux du Ministère

Les savoir-faire :
Connaître les informations à la source et savoir les restituer si nécessaire
Savoir gérer les dossiers confidentiels
Esprit de synthèse
Organiser et classer les documents
Maitrise de l’organisation de ses tâches et des urgences
Capacité à l’analyse de toutes les demandes du public et y apporter des solutions adaptées
Savoir collecter diverses informations et les utiliser au quotidien dans pour une meilleure organisation et rentabilité dans son travail.

Les savoir-être :
Capacité à travailler en autonomie et de manière transversale
Capacité à s’adapter à tous types de contacts
Capacité au travail en équipe
Aptitude à rechercher, partager l’information et rendre compte à la hiérarchie.

Poste de catégorie C
Ouvert aux personnels contractuels uniquement.
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, d’une durée d’un an
Date de prise de fonctions : Immédiate

POSTULER
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 07/04/2024 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse :             utcapitolerecrute@ut-capitole.fr en indiquant dans l’objet SECRETAIRE ADMINISTRATIVE.


Renseignements
Urielle FILLIGER Directrice de cabinet
urielle.filliger@ut-capitole.fr 05 61 63 36 77

Yasmine SAVY Cheffe de cabinet
yasmine.savy@ut-capitole.fr 05 61 63 38 14

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