L'Université Toulouse Capitole recrute un Secretaire administratif (présidence)
du 28 mars 2023 au 6 avril 2023
Université Toulouse Capitole
Assurer le secrétariat particulier du président de l’Université, contribuer au bon fonctionnement du service.
1 GESTION DE L’AGENDA
- Tenir le planning et l’agenda
- Planifier les rdvs
- Organiser les réunions, assurer leur suivi et l’interface avec les différents services
- Réserver les salles de réunion sur le logiciel ADE
2 MISSION ACCUEIL
- Accueillir le public (accueil téléphonique et physique)
- Filtrer les contacts et les réorienter si nécessaire vers les services compétents de l’université
- Déterminer le caractère urgent des demandes, savoir les reformuler, les analyser, apporter les solutions
- Anticiper les problèmes
3 ORGANISER DES DÉPLACEMENTS
- Organiser les déplacements du président et de son équipe
- Assurer la gestion et le suivi des missions effectuer les inscriptions aux réunions et colloques, réserver les vols, préparer les séjours. Inventorier et régler les aspects matériels des voyages (demande de visa).
- Procéder à la liquidation des dossiers « Déplacements du président » pour transmission au service financier
4 GESTION DU COURRIER
- Traiter le courrier à l’arrivée
- Rédiger des projets de courriers, de documents (lettres, attestations)
- Trier, orienter et diffuser toutes sortes de documents (circulaires ministérielles, notes de services) dans les différents services.
- Répondre aux invitations transmises au président ou aux membres du bureau.
5 ORGANISATION DES MANIFESTATIONS
- Participer à l’organisation des diverses manifestations organisées par le président (conférence cérémonies)
- Étudier la faisabilité des projets étudiants et des organismes extérieurs en leur apportant un soutien logistique
- Informer les différents services concernés par l’organisation de ces projets (logistique, audiovisuel
- Chargé de prévenir le pole moyens généraux
Poste de catégorie C
Ouvert aux personnels contractuels uniquement.
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, d’une durée d’un an pour remplacement d’un congés maternité.
Date de prise de fonctions :Immediate
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 10/04/2023 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr en indiquant dans l’objet SECRETAIRE ADMINISTRATIVE 2022-1073650 .
ACTIVITÉS PRINCIPALES
1 GESTION DE L’AGENDA
- Tenir le planning et l’agenda
- Planifier les rdvs
- Organiser les réunions, assurer leur suivi et l’interface avec les différents services
- Réserver les salles de réunion sur le logiciel ADE
2 MISSION ACCUEIL
- Accueillir le public (accueil téléphonique et physique)
- Filtrer les contacts et les réorienter si nécessaire vers les services compétents de l’université
- Déterminer le caractère urgent des demandes, savoir les reformuler, les analyser, apporter les solutions
- Anticiper les problèmes
3 ORGANISER DES DÉPLACEMENTS
- Organiser les déplacements du président et de son équipe
- Assurer la gestion et le suivi des missions effectuer les inscriptions aux réunions et colloques, réserver les vols, préparer les séjours. Inventorier et régler les aspects matériels des voyages (demande de visa).
- Procéder à la liquidation des dossiers « Déplacements du président » pour transmission au service financier
4 GESTION DU COURRIER
- Traiter le courrier à l’arrivée
- Rédiger des projets de courriers, de documents (lettres, attestations)
- Trier, orienter et diffuser toutes sortes de documents (circulaires ministérielles, notes de services) dans les différents services.
- Répondre aux invitations transmises au président ou aux membres du bureau.
5 ORGANISATION DES MANIFESTATIONS
- Participer à l’organisation des diverses manifestations organisées par le président (conférence cérémonies)
- Étudier la faisabilité des projets étudiants et des organismes extérieurs en leur apportant un soutien logistique
- Informer les différents services concernés par l’organisation de ces projets (logistique, audiovisuel
- Chargé de prévenir le pole moyens généraux
Poste de catégorie C
Ouvert aux personnels contractuels uniquement.
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, d’une durée d’un an pour remplacement d’un congés maternité.
Date de prise de fonctions :Immediate
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 10/04/2023 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr en indiquant dans l’objet SECRETAIRE ADMINISTRATIVE 2022-1073650 .
Renseignements
-
Celine MARTY : Cheffe de cabinet (celine4.marty@ut-capitole.fr / 05 61 63 38 14)
-
Urielle FILLIGER : Directrice de cabinet (urielle.filliger@ut-capitole.fr / 05 61 63 36 77)
Mis à jour le 31 mars 2023