L'Université Toulouse Capitole recrute un Secretaire de direction (DES)
du 18 juillet 2023 au 15 août 2023
Au sein de la DES, le secrétaire de direction est chargé de :
Assurer le secrétariat de direction ;
Contribuer à l’organisation et au suivi du Conseil des Etudes et de la Vie Etudiante ;
Collaborer à des tâches transversales au sein de la DES ;
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assurer le secrétariat de la Direction
Gérer l’agenda du directeur de la DES et de son adjoint (appels téléphoniques, prise de rendez-vous, réunions, ...)
Gérer les parapheurs et le courrier
Rédiger et diffuser les comptes rendus des différentes réunions de la DES
Classement et archivage des décisions et autres documents réglementaires
Actualisation de l’organigramme et de l’annuaire de la DES
Assurer le suivi des commandes de matériel, fournitures et de mobilier
Suivre les demandes de maintenances ou d’interventions
Contribuer à l’organisation et au suivi du Conseil des Etudes et de la Vie Etudiante
Assurer la logistique du CEVE (réservation de salles et de l’audio-enregistreur, …)
Gérer la reprographie et la transmission des documents à l’attention des membres du CEVE
Gérer le dépôt des documents sur les espaces partagés
Gérer les convocations et les procurations des membres du CEVE
Participer à la rédaction de l’ordre du jour, du relevé de décisions, et du relevé de conclusions
Collaborer à des tâches transversales au sein de la DES
Réserver des salles pour la DES (réunions interne ou externe, demandes exceptionnelles des établissements membres de l’EPE, …)
Préparer les éléments de la communication interne (vis-à-vis des composantes, directions, pages intranet de la DES, …)
Veiller à la transmission des documents à l’attention des étudiants ou autres services de l’établissement
Poste de catégorie B
Ouvert aux personnels contractuels uniquement.
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2024, renouvelable sous conditions.
Rémunération : 1 777 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Techniciens de Recherche et de Formation.)
Date de prise de fonctions : 04/09/2023
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée avant le 15/08/2023 par courriel la Direction des Ressources Humaines, ainsi qu’au Directeur de la DES aux adresses suivantes : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr et jose.alos-melero@ut-capitole.fr en indiquant le l’objet DES SECRETAIRE DE DIRECTION 2023-1266698.
Date prévue des entretiens 28/08/2023
Assurer le secrétariat de direction ;
Contribuer à l’organisation et au suivi du Conseil des Etudes et de la Vie Etudiante ;
Collaborer à des tâches transversales au sein de la DES ;
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assurer le secrétariat de la Direction
Gérer l’agenda du directeur de la DES et de son adjoint (appels téléphoniques, prise de rendez-vous, réunions, ...)
Gérer les parapheurs et le courrier
Rédiger et diffuser les comptes rendus des différentes réunions de la DES
Classement et archivage des décisions et autres documents réglementaires
Actualisation de l’organigramme et de l’annuaire de la DES
Assurer le suivi des commandes de matériel, fournitures et de mobilier
Suivre les demandes de maintenances ou d’interventions
Contribuer à l’organisation et au suivi du Conseil des Etudes et de la Vie Etudiante
Assurer la logistique du CEVE (réservation de salles et de l’audio-enregistreur, …)
Gérer la reprographie et la transmission des documents à l’attention des membres du CEVE
Gérer le dépôt des documents sur les espaces partagés
Gérer les convocations et les procurations des membres du CEVE
Participer à la rédaction de l’ordre du jour, du relevé de décisions, et du relevé de conclusions
Collaborer à des tâches transversales au sein de la DES
Réserver des salles pour la DES (réunions interne ou externe, demandes exceptionnelles des établissements membres de l’EPE, …)
Préparer les éléments de la communication interne (vis-à-vis des composantes, directions, pages intranet de la DES, …)
Veiller à la transmission des documents à l’attention des étudiants ou autres services de l’établissement
Poste de catégorie B
Ouvert aux personnels contractuels uniquement.
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2024, renouvelable sous conditions.
Rémunération : 1 777 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Techniciens de Recherche et de Formation.)
Date de prise de fonctions : 04/09/2023
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée avant le 15/08/2023 par courriel la Direction des Ressources Humaines, ainsi qu’au Directeur de la DES aux adresses suivantes : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr et jose.alos-melero@ut-capitole.fr en indiquant le l’objet DES SECRETAIRE DE DIRECTION 2023-1266698.
Date prévue des entretiens 28/08/2023
Renseignements
ALOS MELERO José, Directeur de la DES
Tel : 05-61-63-39-12 / Mail : jose.alos-melero@ut-capitole.fr
PINEL Céline, Responsable de l'appui aux missions de la DES
Tel : 05-61-63-37-10 / Mail : celine.pinel@ut-capitole.fr
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Mis à jour le 18 juillet 2023