Le poste est positionné au niveau de l’Accueil étudiants du Pôle Formation – composé de 2 personnes. Il est placé sous l’autorité du secrétaire général du Pôle Formation. Plusieurs tâches ci-dessous se réalisent en binôme. Les assistant(e)s de scolarité – chargé(e)s d’accueil assurent un appui aux services du Pôle Formation notamment en charge de la scolarité. Ils sont les interlocuteurs privilégiés des étudiants pour un premier niveau d’assistance et d’accompagnement, mais également dans le recueil de leurs remarques à travers les réunions de délégués et conseils pédagogiques. Enfin, ils assistent aux travaux des commissions relatives à la vie étudiante et sont associés aux actions sur ce périmètre.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

Mission 1 : Assurer l’accueil et des tâches administratives
▪ Recevoir, renseigner et orienter les enseignants et visiteurs du Pôle Formation
▪ Réceptionner le courrier, le traiter et le distribuer, notamment en interne (parapheurs)
▪ Traiter les courriels adressés au Pôle Formation et/ou les rediriger au besoin
▪ Délivrer les relevés de notes, attestations de réussite aux étudiants, et autres certificats en anglais notamment
▪ Participer à l’organisation logistique des examens (convocation des surveillants, appels…)
▪ Gérer les transferts de dossiers des étudiants (transferts départ et transfert arrivée)
▪ Assurer des tâches de secrétariat diverses (mise en forme de documents destinés aux étudiants, traduction de
certains documents à l’attention des étudiants étrangers en anglais)

Mission 2 : Assurer l’accueil et la relation aux étudiants
▪ Recevoir les étudiants, les renseigner et les orienter vers le bon interlocuteur si besoin
▪ Suivre les demandes formulées par les étudiants (présentiel et distanciel) en fonction des procédures dédiées
▪ Organiser l’élection des délégués étudiants (mandat annuel),

Mission 3 : Missions transversales au Pôle Formation
▪ Assurer un soutien aux services du pôle formation, notamment de scolarité en période de pics d’activité
▪ Assurer un support logistique lors de l’organisation d’évènements en lien avec les étudiants
▪ Organiser les réunions du Conseil Pédagogique et réunions délégués étudiants, contribuer aux réunions desconseils de perfectionnement, y assister en vue d’en rédiger les comptes-rendus (français ou anglais)
▪ S’assurer de la mise à disposition d’une information de référence à jour
▪ Organiser la collecte et la mise en ligne des syllabi de cours
▪ Centraliser les annales d’examen, et les communiquer aux services de bibliothèque pour publication
▪ Mettre à jour les pages des sites internet (Ecole TSE, Université Toulouse Capitole)

• Poste de Catégorie C
• Ouvert aux personnels contractuels uniquement. Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, d’une durée de 3 ans, renouvelable voire pérennisable, après une
première période d’un an.
• Rémunération brute mensuelle : 1801,74 € par référence au 1er échelon du corps des Adjoints Techniques de Recherche et Formation
• Date de prise de fonctions : Avril 2025

La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel au plus tard le 11/03/2025 en indiquant
le titre du poste dans l’objet, à l’adresse jean-jacques.perez@tse-fr.eu et en copie rh.ecole@tse-fr.eu
Renseignements :
• Jean-Jacques PEREZ – Secrétaire général du Pôle Formation : jean-jacques.perez@tse-fr.eu

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