Toulouse School of Economics recrute un Assistant(e) de scolarité – Chargé(e) d’accueil
du 9 janvier 2026 au 5 février 2026
Le poste est positionné au niveau de l’Accueil étudiants du Pôle Formation – composé de 2 personnes. Il est placé sous l’autorité du secrétaire général du Pôle Formation. Plusieurs tâches ci-dessous se réalisent en binôme. Les assistant(e)s de scolarité – chargé(e)s d’accueil assurent un appui aux services du Pôle Formation notamment en charge de la scolarité. Ils sont les interlocuteurs privilégiés des étudiants pour un premier niveau d’assistance et d’accompagnement, mais également dans le recueil de leurs remarques à travers les réunions de délégués et conseils pédagogiques. Enfin, ils assistent aux travaux des commissions relatives à la vie étudiante et sont associés aux actions sur ce périmètre.
MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES
Mission 1 : Assurer l’accueil et des tâches administratives
Recevoir, renseigner et orienter les enseignants et visiteurs du Pôle Formation
Réceptionner le courrier, le traiter et le distribuer, notamment en interne (parapheurs)
Traiter les courriels adressés au Pôle Formation et/ou les rediriger au besoin
Délivrer les relevés de notes, attestations de réussite aux étudiants, et autres certificats en anglais notamment
Participer à l’organisation logistique des examens (convocation des surveillants, appels…)
Gérer les transferts de dossiers des étudiants (transferts départ et transfert arrivée)
Assurer des tâches de secrétariat diverses (mise en forme de documents destinés aux étudiants, traduction de certains documents à l’attention des étudiants étrangers en anglais)
Mission 2 : Assurer l’accueil et la relation aux étudiants
Recevoir les étudiants, les renseigner et les orienter vers le bon interlocuteur si besoin
Suivre les demandes formulées par les étudiants (présentiel et distanciel) en fonction des procédures dédiées
Organiser l’élection des délégués étudiants (mandat annuel),
Mission 3 : Missions transversales au Pôle Formation
Assurer un soutien aux services du pôle formation, notamment de scolarité en période de pics d’activité
Assurer un support logistique lors de l’organisation d’évènements en lien avec les étudiants
Organiser les réunions du Conseil Pédagogique et réunions délégués étudiants, contribuer aux réunions des conseils de perfectionnement, y assister en vue d’en rédiger les comptes-rendus (français ou anglais)
S’assurer de la mise à disposition d’une information de référence à jour
Organiser la collecte et la mise en ligne des syllabi de cours
Centraliser les annales d’examen, et les communiquer aux services de bibliothèque pour publication
Mettre à jour les pages des sites internet (Ecole TSE, Université Toulouse Capitole)
COMPÉTENCES REQUISES
Les savoirs
Connaître les textes régissant l’activité (modalités de contrôles des connaissances, actes…)
Connaître la fonction de scolarité dans une université et son cadre réglementaire
Connaître le fonctionnement de l’Ecole TSE et de l’Université Toulouse Capitole
Les savoir-faire opérationnels
Maîtriser les applications de gestion de scolarité APOGEE, ADE-CAMPUS
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et présenter des aptitudes autour du web
Savoir analyser les questions, répondre aux enseignants, répondre aux interrogations des étudiants et argumenter les décisions
Savoir gérer l’imprévu et les pics d’activité (périodes d’examens notamment) et prioriser
Savoir organiser son travail et gérer les urgences
Langue anglaise : Niveau minimum B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Les savoir être comportementaux
Capacité à travailler en équipe, à respecter la confidentialité
Autonomie, sens de l’écoute, rigueur, curiosité, prise d’initiative
Aptitude à travailler dans l’urgence. Pics d’activité nécessitant une adaptabilité pour les horaires
Tendances d’Évolution
Développement de la vie étudiante au sein de l’Ecole
Poste de Catégorie C
Ouvert aux personnels contractuels uniquement. Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, d’une durée de 3 ans, renouvelable voire pérennisable, après une première période d’un an.
Rémunération brute mensuelle : 2 025 €
Date de prise de fonctions : Février 2026
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel au plus tard le 05/02/2026 en indiquant le titre du poste dans l’objet, à l’adresse jean-jacques.perez@tse-fr.eu et en copie rh.ecole@tse-fr.eu
Renseignements :
Jean-Jacques PEREZ – Secrétaire général du Pôle Formation : jean-jacques.perez@tse-fr.eu
Consulter l'offre
MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES
Mission 1 : Assurer l’accueil et des tâches administratives
Recevoir, renseigner et orienter les enseignants et visiteurs du Pôle Formation
Réceptionner le courrier, le traiter et le distribuer, notamment en interne (parapheurs)
Traiter les courriels adressés au Pôle Formation et/ou les rediriger au besoin
Délivrer les relevés de notes, attestations de réussite aux étudiants, et autres certificats en anglais notamment
Participer à l’organisation logistique des examens (convocation des surveillants, appels…)
Gérer les transferts de dossiers des étudiants (transferts départ et transfert arrivée)
Assurer des tâches de secrétariat diverses (mise en forme de documents destinés aux étudiants, traduction de certains documents à l’attention des étudiants étrangers en anglais)
Mission 2 : Assurer l’accueil et la relation aux étudiants
Recevoir les étudiants, les renseigner et les orienter vers le bon interlocuteur si besoin
Suivre les demandes formulées par les étudiants (présentiel et distanciel) en fonction des procédures dédiées
Organiser l’élection des délégués étudiants (mandat annuel),
Mission 3 : Missions transversales au Pôle Formation
Assurer un soutien aux services du pôle formation, notamment de scolarité en période de pics d’activité
Assurer un support logistique lors de l’organisation d’évènements en lien avec les étudiants
Organiser les réunions du Conseil Pédagogique et réunions délégués étudiants, contribuer aux réunions des conseils de perfectionnement, y assister en vue d’en rédiger les comptes-rendus (français ou anglais)
S’assurer de la mise à disposition d’une information de référence à jour
Organiser la collecte et la mise en ligne des syllabi de cours
Centraliser les annales d’examen, et les communiquer aux services de bibliothèque pour publication
Mettre à jour les pages des sites internet (Ecole TSE, Université Toulouse Capitole)
COMPÉTENCES REQUISES
Les savoirs
Connaître les textes régissant l’activité (modalités de contrôles des connaissances, actes…)
Connaître la fonction de scolarité dans une université et son cadre réglementaire
Connaître le fonctionnement de l’Ecole TSE et de l’Université Toulouse Capitole
Les savoir-faire opérationnels
Maîtriser les applications de gestion de scolarité APOGEE, ADE-CAMPUS
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et présenter des aptitudes autour du web
Savoir analyser les questions, répondre aux enseignants, répondre aux interrogations des étudiants et argumenter les décisions
Savoir gérer l’imprévu et les pics d’activité (périodes d’examens notamment) et prioriser
Savoir organiser son travail et gérer les urgences
Langue anglaise : Niveau minimum B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Les savoir être comportementaux
Capacité à travailler en équipe, à respecter la confidentialité
Autonomie, sens de l’écoute, rigueur, curiosité, prise d’initiative
Aptitude à travailler dans l’urgence. Pics d’activité nécessitant une adaptabilité pour les horaires
Tendances d’Évolution
Développement de la vie étudiante au sein de l’Ecole
Poste de Catégorie C
Ouvert aux personnels contractuels uniquement. Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, d’une durée de 3 ans, renouvelable voire pérennisable, après une première période d’un an.
Rémunération brute mensuelle : 2 025 €
Date de prise de fonctions : Février 2026
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel au plus tard le 05/02/2026 en indiquant le titre du poste dans l’objet, à l’adresse jean-jacques.perez@tse-fr.eu et en copie rh.ecole@tse-fr.eu
Renseignements :
Jean-Jacques PEREZ – Secrétaire général du Pôle Formation : jean-jacques.perez@tse-fr.eu
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Mis à jour le 9 janvier 2026