Près de soixante-dix agents de la DES sont chargés de la mise en œuvre et du bon déroulement des formations proposées par l’université aux quelques 20 000 étudiants.

La DES entretient également une relation fonctionnelle avec les UFR, Écoles et Instituts : École d’Économie de Toulouse (dont le service de scolarité de l'École d'Économie de Toulouse), École de management de Toulouse (TSM), IUT de Rodez, Ecole Européenne du droit, Institut d'Études Judiciaires, UFR de droit et science politique, UFR d’administration & communication et UFR d’informatique.

Les adjoints à la direction assurent des missions transversales et viennent en appui des différentes scolarités et services hors DES assurant des missions de scolarité pour assurer une harmonisation des pratiques et apporter une expertise sur les applicatifs métiers, l’ingénierie des formations et sur la gestion des heures d’enseignement. Leurs expertises croisées permettent la mise en cohérence de l’ensemble des enjeux dont ils ont la charge dans leurs périmètres respectifs.

Les services de la scolarité générale et de l’accueil général assurent des missions transversales et de logistiques communes à l’ensemble des filières, depuis l’inscription des étudiants jusqu’ à la délivrance des diplômes. Les scolarités assurent la gestion du bon déroulement des formations et le suivi des étudiants. Ils établissent les arrêtés d’examen, les emplois du temps, organisent les examens, les jurys et les délibérations, arrêtent et diffusent les résultats, en étroite collaboration avec l’UFR correspondante.