L'Université Toulouse Capitole recrute un Archiviste
du 5 juin 2026 au 30 juin 2026
Dans le domaine du conseil juridique et du contentieux, le champ d’action de la DAJI couvre l’ensemble (hors marchés publics) des activités de l’établissement, mais prioritairement les questions RH, statutaires et relatives au déroulement des études. La direction comporte également un pôle affaires institutionnelles, chargé principalement de l’organisation et du suivi des instances (notamment le conseil d’administration), des élections et des affaires disciplinaires, de la gestion des conventions ainsi que la mission archives de l’établissement et la fonction de délégué à la protection des données. L’archiviste prend en charge les documents et données de tous les services, composantes et acteurs de l’Université (collecte, classement, conservation et valorisation des archives de l’Université). L’archiviste est aussi la personne responsable de l’accès aux documents administratifs de l’établissement. Elle supplée le délégué à la protection des données en son absence et contribue ponctuellement, en fonction des nécessités de service, aux autres activités de la direction.
MISSIONS
Sous l’autorité de la directrice des affaires juridiques et institutionnelles, l’archiviste a pour missions principales de prendre en charge les archives administratives, d’enseignement et de recherche de l’Université Toulouse Capitole.
Il est le référent pour toutes les questions relatives aux archives, quel qu’en soit le support (papier ou électronique). À ce titre, il assure la collecte, le classement, la conservation, la communication et la valorisation des archives de l’université. Il forme, conseille et répond aux sollicitations relatives à la gestion des archives.
En qualité de personne responsable de l’accès aux documents administratifs (PRADA), il est chargé de traiter les demandes d’accès aux documents administratifs ainsi que les réclamations afférentes, et d’assurer la liaison avec la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA).
En tant qu’assistant de prévention, fonction attribuée à l’issue d’une formation initiale obligatoire de six jours, il contribue à la mise en œuvre de la politique de santé et de sécurité au travail de l’établissement. À ce titre, il assiste et alerte la directrice, notamment dans la démarche d’évaluation des risques, la mise en œuvre d’une politique de prévention et l’application des règles d’hygiène et de sécurité.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Collecte des archives :
Evaluer les besoins de gestion des documents (papier et électronique) ;
Aider à l’évaluation, au tri et à la sélection des archives en fonction des durées de conservation réglementaires ;
Gérer les versements d’archives et tenir à jour le registre de versement et les inventaires ;
Être le référent « archives » au sein de l’établissement pour les Archives départementales (Haute-Garonne, Tarn-et-Garonne, Aveyron) et le réseau des archivistes des universités, rectorats et centres de recherche.
Classement des archives :
Aider à l’identification des documents à conserver de ceux à éliminer ;
Procéder à des campagnes d’éliminations des archives ;
Rédiger les tableaux de gestion des différents services, composantes et laboratoires de l’Université.
Conservation des archives
Gérer les moyens matériels ;
Négocier l’obtention, l’identification et l’entretien courant de salles de conservation ou, selon les besoins, d’aménagements spécifiques à la conservation des archives ;
Savoir réagir en cas de gestion de crise : inondation, incendie, etc. ;
Conseiller sur les bonnes pratiques à adopter et respecter dans le cadre de projets électroniques.
Communication et valorisation des archives
Accueillir et renseigner les usagers ;
Communiquer les documents et tenir à jour le registre de consultation ;
Gérer la communication des documents aux publics (respect des dispositions légales, des droits des personnes, de l’accès à l’information) ;
Mettre en œuvre des actions de valorisation pour rendre les archives accessibles.
Formation et relations avec les autres services
Sensibiliser les services producteurs d’archives et répondre à leurs sollicitions et questionnement ;
Organiser des actions de formations à la gestion des archives papiers et électroniques ;
Être acteur de la mise en place de la politique d’archivage électronique de l’établissement en proposant une offre de service.
Personne responsable de l’accès aux documents administratifs (PRADA)
Veille réglementaire et jurisprudentielle ;
Conseiller sur les réponses à apporter, dans le respect des dispositions légales, et rédiger la correspondance ;
Assurer pour l’établissement la liaison avec la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA).
Assistant de Prévention
Contribuer à la mise en œuvre de la politique de santé et de sécurité au travail de l’établissement, notamment lors de la mise à jour du document unique d’évaluation des risques (DUERP)
Assister et alerter le chef de service auprès duquel il est placé, notamment dans la démarche d’évaluation des risques, la mise en œuvre d’une politique de prévention et l’application des règles d’hygiène et de sécurité ;
Conseiller et sensibiliser les collègues de la direction sur l’hygiène et la sécurité au travail.
Contribution ponctuelle aux autres activités de la Direction des affaires juridiques et institutionnelles
Suppléance du DPO en son absence (missions courantes : alimentation du registre, réponse aux sollicitations des services, sécurisation des données personnelles dans le cadre des opérations électorales) ;
Soutien ponctuel, en fonction des nécessités de service, aux autres activités de la direction (contribution à l’organisation des élections notamment).
Catégorie : A Corps : Ingénieur d'Etudes
Ouvert : aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Rémunération :
Pour les titulaires : IFSE groupe 3 : 527€
Pour les contractuels : 1 944 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps)
Date de prise de poste prévisionnelle : 01/09/2026
Durée : Pour les contractuels contrat de droit public, à temps complet, à durée déterminée, jusqu’au 31/08/2027, renouvelable sous conditions.
Lieu : Arsenal
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr
en indiquant le titre du poste dans l’objet, avant le : 30/06/2026
Renseignements :
Elodie LORIN, responsable de la Mission archives (05 61 63 36 60 ; archives@ut-capitole.fr)
Caroline BLOCHER, directrice des affaires juridiques et institutionnelles (05 67 73 27 74 ; caroline.blocher@ut-capitole.fr)
Consulter l'offre
MISSIONS
Sous l’autorité de la directrice des affaires juridiques et institutionnelles, l’archiviste a pour missions principales de prendre en charge les archives administratives, d’enseignement et de recherche de l’Université Toulouse Capitole.
Il est le référent pour toutes les questions relatives aux archives, quel qu’en soit le support (papier ou électronique). À ce titre, il assure la collecte, le classement, la conservation, la communication et la valorisation des archives de l’université. Il forme, conseille et répond aux sollicitations relatives à la gestion des archives.
En qualité de personne responsable de l’accès aux documents administratifs (PRADA), il est chargé de traiter les demandes d’accès aux documents administratifs ainsi que les réclamations afférentes, et d’assurer la liaison avec la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA).
En tant qu’assistant de prévention, fonction attribuée à l’issue d’une formation initiale obligatoire de six jours, il contribue à la mise en œuvre de la politique de santé et de sécurité au travail de l’établissement. À ce titre, il assiste et alerte la directrice, notamment dans la démarche d’évaluation des risques, la mise en œuvre d’une politique de prévention et l’application des règles d’hygiène et de sécurité.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Collecte des archives :
Evaluer les besoins de gestion des documents (papier et électronique) ;
Aider à l’évaluation, au tri et à la sélection des archives en fonction des durées de conservation réglementaires ;
Gérer les versements d’archives et tenir à jour le registre de versement et les inventaires ;
Être le référent « archives » au sein de l’établissement pour les Archives départementales (Haute-Garonne, Tarn-et-Garonne, Aveyron) et le réseau des archivistes des universités, rectorats et centres de recherche.
Classement des archives :
Aider à l’identification des documents à conserver de ceux à éliminer ;
Procéder à des campagnes d’éliminations des archives ;
Rédiger les tableaux de gestion des différents services, composantes et laboratoires de l’Université.
Conservation des archives
Gérer les moyens matériels ;
Négocier l’obtention, l’identification et l’entretien courant de salles de conservation ou, selon les besoins, d’aménagements spécifiques à la conservation des archives ;
Savoir réagir en cas de gestion de crise : inondation, incendie, etc. ;
Conseiller sur les bonnes pratiques à adopter et respecter dans le cadre de projets électroniques.
Communication et valorisation des archives
Accueillir et renseigner les usagers ;
Communiquer les documents et tenir à jour le registre de consultation ;
Gérer la communication des documents aux publics (respect des dispositions légales, des droits des personnes, de l’accès à l’information) ;
Mettre en œuvre des actions de valorisation pour rendre les archives accessibles.
Formation et relations avec les autres services
Sensibiliser les services producteurs d’archives et répondre à leurs sollicitions et questionnement ;
Organiser des actions de formations à la gestion des archives papiers et électroniques ;
Être acteur de la mise en place de la politique d’archivage électronique de l’établissement en proposant une offre de service.
Personne responsable de l’accès aux documents administratifs (PRADA)
Veille réglementaire et jurisprudentielle ;
Conseiller sur les réponses à apporter, dans le respect des dispositions légales, et rédiger la correspondance ;
Assurer pour l’établissement la liaison avec la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA).
Assistant de Prévention
Contribuer à la mise en œuvre de la politique de santé et de sécurité au travail de l’établissement, notamment lors de la mise à jour du document unique d’évaluation des risques (DUERP)
Assister et alerter le chef de service auprès duquel il est placé, notamment dans la démarche d’évaluation des risques, la mise en œuvre d’une politique de prévention et l’application des règles d’hygiène et de sécurité ;
Conseiller et sensibiliser les collègues de la direction sur l’hygiène et la sécurité au travail.
Contribution ponctuelle aux autres activités de la Direction des affaires juridiques et institutionnelles
Suppléance du DPO en son absence (missions courantes : alimentation du registre, réponse aux sollicitations des services, sécurisation des données personnelles dans le cadre des opérations électorales) ;
Soutien ponctuel, en fonction des nécessités de service, aux autres activités de la direction (contribution à l’organisation des élections notamment).
Catégorie : A Corps : Ingénieur d'Etudes
Ouvert : aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Rémunération :
Pour les titulaires : IFSE groupe 3 : 527€
Pour les contractuels : 1 944 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps)
Date de prise de poste prévisionnelle : 01/09/2026
Durée : Pour les contractuels contrat de droit public, à temps complet, à durée déterminée, jusqu’au 31/08/2027, renouvelable sous conditions.
Lieu : Arsenal
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr
en indiquant le titre du poste dans l’objet, avant le : 30/06/2026
Renseignements :
Elodie LORIN, responsable de la Mission archives (05 61 63 36 60 ; archives@ut-capitole.fr)
Caroline BLOCHER, directrice des affaires juridiques et institutionnelles (05 67 73 27 74 ; caroline.blocher@ut-capitole.fr)
Consulter l'offre
Mis à jour le 16 juin 2026